De start van het nieuwe jaar 2020 brengt met zich mee dat het nieuwe vennootschapsrecht op uw vennootschap van toepassing wordt en dit ongeacht u hiervoor heeft geopteerd (zogenaamde ‘opt-in’) of uw statuten heeft laten conformeren aan het nieuwe recht.
U zal vanaf 1/1/2020 bijgevolg geconfronteerd worden met de dwingende regels van het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen. Voor wat betreft het aanvullend recht zal gekeken worden naar de statuten van uw vennootschap. Bij het stilzwijgen van de statuten, wordt er teruggegrepen naar de regels zoals voorzien in het nieuwe vennootschapsrecht.
Welke regels beschouwd worden als dwingend recht, wordt niet eenduidig opgelijst in het wetboek. De rechtspraak zal dit in de toekomst moeten verduidelijken. In elk geval wordt in de memorie van toelichting de volgende bepalingen aangeduid als dwingend recht:
Op uw offertes, facturen, contracten, website,… moet u de nieuwe benaming van uw rechtsvorm vermelden. BVBA wordt BV, V.O.F. wordt VOF; Comm.V. wordt CommV;
Terminologie zaakvoerder/vennoot wordt gewijzigd naar bestuurder/aandeelhouder (behalve in VOF en CommV);
U kan maar één bestuursmandaat waarnemen (u kan dus niet meer zowel als vaste vertegenwoordiger én in persoonlijke naam zetelen in het bestuursorgaan van dezelfde vennootschap);
Indien een bestuursmandaat wordt waargenomen door een rechtspersoon dan moet de vaste vertegenwoordiger een natuurlijke persoon zijn (cascadestelsel is niet meer mogelijk waarbij vennootschappen als vaste vertegenwoordigers worden benoemd);
De twee laatste punten kunnen er toe leiden dat u uw vergoedingspolitiek binnen een groepsstructuur (bestuurdersvergoedingen/ tantièmes) moet herzien.
Het nieuwe recht poneert de BV als de standaardrechtsvorm dewelke op maat kan worden gemaakt aan de hand van uw statuten. De bestaande BVBA die haar statuten nog niet heeft aangepast, moet in het bijzonder rekening houden met de volgende nieuwe dwingende regels:
Het (vennootschapsrechtelijk) kapitaalbegrip verdwijnt (fiscaal kapitaal blijft weliswaar bestaan!)
Vanaf 1/1/2020 zullen het kapitaal en de wettelijke reserves automatisch omgezet worden naar onbeschikbaar eigen vermogen;
Schuldeisersbescherming wordt door de afschaffing van het kapitaalbegrip anders ingevuld.
Elk soort uitkering (dividend, tantièmes, inkoop eigen aandelen,…) dient een balans- en liquiditeitstest te doorstaan (zie nieuwsbrief juni “Volgend jaar winst uitkeren, dit jaar notaris consulteren?”). Slaagt de vennootschap niet voor één van de twee testen, dan mag er geen uitkering gebeuren. Als bestuurder dient u de liquiditeitstest (“zal de vennootschap bij een uitkering haar schulden kunnen betalen die in de periode van ten minsten 12 maanden na de uitkering opeisbaar worden”) ook verplicht te motiveren in een verslag. Ter verduidelijking, de
balans- en liquiditeitstest is niet van toepassing in de NV.
Alarmbelprocedure zal spelen als:
het netto-actief negatief is of indien het netto-actief negatief dreigt te worden
de vennootschap, volgens redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, niet in staat zal zijn om gedurende minstens de twaalf volgende maanden haar schulden te voldoen naarmate deze opeisbaar worden;
Zodra er sprake is van één van deze omstandigheden, moet het bestuursorgaan de algemene vergadering bijeenroepen en de algemene vergadering inlichten. De nieuwe alarmbelprocedure beoogt het bestuur ertoe aan te zetten tijdig maatregelen te nemen teneinde een precaire financiële toestand te verhelpen.
Interimdividend
Onder het nieuwe recht wordt het mogelijk voor het bestuursorgaan van een BV om een interimdividend (winst van het lopend boekjaar of uit de winst van het voorgaande boekjaar zolang de jaarrekening van dat boekjaar nog niet is goedgekeurd, in voorkomend geval verminderd met het overgedragen verlies of vermeerderd met de overgedragen winst) uit te keren (mits de statuten dit uitdrukkelijk voorzien en onder voorbehoud gunstige balans- en liquiditeitstest). Zonder aanpassing van uw statuten kan de vennootschap geen interimdividend
uitkeren.
De belangenconflictprocedure is in een nieuw kleedje gestopt
U bent verlost van de figuur ‘lasthebber ad hoc’ die u in het geval van een belangenconflict diende aan te stellen om een bepaalde beslissing te nemen.
U mag als conflicterende bestuurder niet meer deelnemen aan de beraadslaging die zich buigt over het belangenconflict.
Hebben alle bestuurders een belangenconflict, dan wordt de beslissing een niveau hoger genomen (namelijk door de algemene vergadering).
Nieuwigheden voor wat betreft de wijze van vergadering
Bestuur
» Er bestaat een notuleringsplicht in hoofde van het bestuursorgaan. Notulen worden ondertekend door de voorzitter en elke bestuurder die hierom verzoekt. Kopieën van de notulen voor derden worden door één of meer bestuurders met vertegenwoordigingsbevoegdheid ondertekend.
» Het bestuur wordt de mogelijkheid gelaten om schriftelijke besluiten te nemen (de voorwaarde dat het gaat om dringende noodzakelijkheid en mits statutaire machtiging komt te vervallen). Een schriftelijk besluit moet wel eenparig worden genomen.
Algemene vergadering
» De oproepingsbrief moet ten minste 15 dagen voor de algemene vergadering aan de aandeelhouders, bestuurders (en eventueel de commissaris) worden toegezonden. De oproeping kan nu ook door de commissaris (indien een commissaris in de vennootschap werd benoemd) gebeuren.
» Indien aandeelhouders die minimum 10% van het totaal aantal uitgegeven aandelen bezitten hierom verzoeken (voorheen: 20%), moet het bestuursorgaan de algemene vergadering binnen de 3 weken bijeen roepen.
» De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
» Onthoudingen worden voor wat betreft statutenwijzigingen niet in de berekening van de meerderheid van de uitgebrachte stemmen meegerekend (noch in de teller noch in de noemer). Onder het oude recht gold een onthouding als een tegenstem. Dit geldt eveneens (en nog steeds) voor de berekening van de meerderheid (helft + 1 van de uitgebrachte stemmen) in het geval van een ‘gewone’ of bijzondere algemene vergadering.
» Wat is er (nog steeds) mogelijk: schriftelijke besluitvorming van en deelname op afstand aan de algemene vergadering (indien uw statuten dit laatste voorzien). Het nieuwe vennootschapsrecht laat bovendien toe om oproepingsbrieven elektronisch te versturen.
Moet u nu actie ondernemen? Deze vraag is niet eenduidig te beantwoorden.
Ja, indien u bijvoorbeeld merkt dat ten gevolge van de balans- en liquiditeitstest uw vergoedingspolitiek moeilijk werkbaar wordt in uw BVBA (bv. wanneer dividenden moeten opstromen om nodige aflossingen te kunnen realiseren in de holdingvennootschap). Eventueel kan u uw vennootschap omvormen naar een NV, waar de balans- en de (onzekere/vage) liquiditeitstest niet speelt bij elke uitkering maar waar een duidelijke regel m.b.t. uitkeerbare winst geldt (de NV moet echter nog steeds over een minimum kapitaal van € 61.500,00 beschikken).
Ja, indien u wil genieten van enkele nieuwigheden die het nieuwe wetboek aanreikt, denk hierbij aan het meervoudig stemrecht of de mogelijkheid tot variatie in winstdeelname.
Neen, indien u van oordeel bent dat de wijzigingen geen impact hebben op uw huidige werking en ook geen onmiddellijke meerwaarde bieden. Bij uw eerstvolgende statutenwijziging (en uiterlijk op 31/12/2023) kan u ter gelegenheid uw statuten aan het nieuwe recht aanpassen.
Wij raden u aan contact op te nemen met uw dossierbeheerder bij Warfid indien u vragen heeft over het hervormde vennootschapsrecht of indien u twijfelt of een statutenwijziging vóór 1/1/2020 voor uw vennootschap wenselijk is.
Het nieuwe vennootschapsrecht moet bij elke bestuurder een reflex creëren waarbij (nog meer) wordt stilgestaan bij de impact van elke beslissing (in het bijzonder bij een uitkering door een BV(BA)) op de continuïteit van de vennootschap.
Auteur: Elise Vercruysse (3 oktober 2019)