Nu de hervorming van het vennootschapsrecht een feit is, belichten we graag enkele nieuwigheden die u kunnen helpen om de papierwinkel van uw vennootschap wat meer te digitaliseren.
Online effectenplatform (e-Stox)
Een nieuwe stap in de digitalisering van uw vennootschapsdocumenten is de lancering van een online platform dat dient als elektronisch aandelenregister.
Het nieuwe vennootschapsrecht voorziet immers dat het register aangehouden kan worden in elektronische vorm. E-Stox is daar de veruitwendiging van. Op dit moment zit het platform nog in zijn testfase en is het enkel toegankelijk voor notarissen en accountants.
Dit digitaal aandelenregister heeft meerdere voordelen ten opzichte van het traditionele aandelenregister op papier:
- gegevens opgenomen in de papieren aandelenregisters zijn vaak niet up-to-date of correct;
- elektronische registers kunnen niet zoek raken;
- notarissen en accountants/belastingconsulenten staan in voor een correcte registratie van alle gegevens over de effectenhouders, dit zowel bij de oprichting van een vennootschap, statutenwijziging (kapitaalverhoging of vermindering, kapitaalaflossing, aandelensplitsing), overdracht van aandelen (en overdrachtsbeperkingen) en pand of beslag op aandelen;
- het elektronisch effectenregister vereenvoudigt ook de bijeenroeping van de aandeelhouders voor de algemene vergadering;
- in de toekomst komt er een rechtstreekse link tussen e-Stox en het UBO-register van de FOD Financiën. De link maakt het mogelijk (geen verplichting) om de wijziging in het aandelenregister automatisch over te maken aan het UBO-register.
Op termijn zullen de bestuurders en aandeelhouders van de vennootschap ook rechtstreeks toegang krijgen tot het digitale effectenregister.
Statutendatabank
Vanaf 1 mei werd een gratis statutendatabank beschikbaar gesteld. De statuten bevatten de spelregels van uw vennootschap en worden vaak opgevraagd door uw bankier, accountant, zakelijke adviseur, … De (gecoördineerde) statuten geraken echter vaak verloren tussen uw paperassen. U moet die dan opvragen bij de notaris die de laatste statutenwijziging heeft doorgevoerd of ze gaan raadplegen op de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel van uw vennootschap. Wat u enige tijd en moeite vergt. Daartoe wordt nu een elektronisch alternatief aangeboden.
De statutendatabank bewaart alle statuten van de rechtspersonen die voor de notaris worden opgericht (dus niet de maatschap, VOF, CommV en VZW). Gezien de recente inwerkingtreding van de databank zullen de gecoördineerde versie van de statuten opgesteld vóór 1 mei niet beschikbaar zijn op de databank. Dit zal echter wel het geval zijn vanaf de eerstvolgende statutenwijziging die u vennootschap doorvoert.
U kan de statutendatabank consulteren via volgende link: https://statuten.notaris.be/costa_v1/enterprises/search.
Elektronische communicatie
De mogelijkheid om elektronisch te vergaderen was reeds voorzien in het wetboek van vennootschappen (mits uw statuten in deze mogelijkheid voorzien).
Nu wordt bijkomend voorzien dat de oproeping tot een vergadering kan verlopen via de website van de vennootschap indien de website vermeld wordt in de oprichtingsakte. Aandeelhouders kunnen onder het nieuw vennootschapsrecht een e-mailadres opgeven voor alle communicatie met het bestuur van de vennootschap.
De hervorming focust zich dus niet louter op het inhoudelijke aspect maar zorgt tevens voor een vereenvoudiging van uw administratie door de digitalisering wettelijk te verankeren. We kunnen dit alleen maar toejuichen.
Auteur: Elise Vercruysse (6 juni 2019)