Voor wie niet weet welke haven hij wil aandoen,
is geen enkele wind gunstig

Seneca, Romeins filosoof, begin van onze jaartelling



Vorige pagina


De forfaitaire buitelandse dagvergoeding maakt uw zakenreis wat aangenamer

3/05/2016

De forfaitaire buitenlandse dagvergoeding maakt uw zakenreis wat aangenamer

Wie voor zijn of haar zaak als bedrijfsleider naar het buitenland moet, kan zich hiervoor een forfaitaire dagvergoeding toekennen. Ook uw personeel kan daarvan genieten. Dergelijke vergoeding biedt u heel wat voordelen. Vooreerst hoeft u niet overal te smeken om een “bonnetje” en bovendien is deze vergoeding voor 100% aftrekbaar als kost in uw vennootschap. En als kers op de taart kan u persoonlijk er ook nog een mooie stuiver aan verdienen …

Welke uitgaven worden gedekt door de buitenlandse dagvergoeding?

De dagvergoeding dekt de uitgaven die tijdens een zakenreis in het buitenland worden gemaakt voor eten, drank, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven (versnaperingen, fooien, …).

 

Hotel- en reiskosten zijn niet in het forfait inbegrepen. Zo zal u de overnachting in uw hotel en uw vliegtuigticket dus bovenop het forfait nog als kost in aftrek kunnen brengen in uw vennootschap. U moet voor deze kosten uiteraard wel bewijsstukken kunnen voorleggen opdat de fiscus de aftrekbaarheid zou aanvaarden.

Fiscale regeling

De forfaitaire dagvergoeding is volledig aftrekbaar in uw vennootschap, terwijl u er in persoonlijke naam niet op wordt belast. Voorwaarde is wel dat er op uw loonfiche staat vermeld dat u dergelijke vergoedingen hebt ontvangen!

 

Deze vergoeding kan dus zeer interessant zijn aangezien het maximaal toe te kennen bedrag ervan in de meeste gevallen zeker de moeite is. Hiervoor worden immers de bedragen gehanteerd die het ministerie van Buitenlandse Zaken zelf betaalt aan zijn ambtenaren. Hieronder vindt u een verkorte lijst van enkele vaak voorkomende bestemmingen indien uw reis maximaal 30 dagen duurt:

 

 

Land

Dagvergoeding

Frankrijk

95

Duitsland

93

Italië

95

Nederland

93

Luxemburg

92

Spanje

87

Verenigd Koninkrijk

101

Verenigde Staten

105

 

In welke stad u verblijft heeft geen belang. Van “the middle of nowhere” tot in een wereldstad in hetzelfde land houdt dus één en hetzelfde tarief in.

Indien uw vennootschap zoals gebruikelijk uw hotelrekening betaalt en die rekening ook maaltijden en/of kleine uitgaven omvat, dan moet de dagvergoeding worden verminderd met:

  • 15% voor het ontbijt
  • 35% voor het middagmaal
  • 45% voor het avondmaal
  • 5% voor de kleine uitgaven

Verder mag een volledige dagvergoeding worden toegekend voor:

  • Iedere volle dag van afwezigheid
  • Een zakenreis met vertrek en terugkeer binnen dezelfde dag met een afwezigheid van minstens 10 uur

Een halve dagvergoeding mag worden toegekend voor:

  • De dag van vertrek (indien minder dan 10 uur afwezigheid)
  • De dag van terugkeer (indien minder dan 10 uur afwezigheid)

Het grote voordeel van een forfaitaire dagvergoeding is het feit dat de kosten op zich niet meer hoeven bewezen te worden. U hoeft dus geen bonnetjes van alles en nog wat bij te houden. Dit betekent dus ook dat u recht heeft op de volledige vergoeding als u bijvoorbeeld slechts 20 € zou uitgeven voor een spaghetti met een drankje.

Indien u echter met het verzamelen van bonnetjes uitkomt op een hoger bedrag dan de forfaitaire bedragen, dan mag u er nog altijd voor opteren om uw werkelijke onkosten te laten terugbetalen. Hou er dan wel rekening mee dat de kosten van een taxi en uw restaurantnota maar beperkt fiscaal aftrekbaar zullen zijn. In het eerste geval maar voor 75% en in het tweede voor 69%.

De fiscus doet dus niet moeilijk over de  hoogte van die vergoeding (dezelfde bedragen worden immers ook toegekend aan het overheidspersoneel), maar soms wel over het aantal vergoedingen. U moet immers kunnen bewijzen hoeveel dagen u in het buitenland was. Het meest voor de hand liggende bewijs is natuurlijk een vliegtuigticket of een factuur van een hotel. Dat is natuurlijk niet mogelijk indien u met uw auto voor een dag naar het noorden van Frankrijk rijdt. U kunt dit oplossen door bijvoorbeeld te tanken in Frankrijk, een bonnetje van een broodje of drankje bij te houden. U moet uiteraard ook kunnen aantonen dat u beroepshalve in het buitenland was. Hou dus vooral de uitnodiging of mails over uw afspraak met die bepaalde klant of leverancier goed bij.

            Voorbeeld

Wim is architect en is uitgenodigd op een beurs in Berlijn. Hij vertrekt op 1 mei in de late namiddag met de wagen vanuit zijn woonplaats in Gent. Hij keert terug naar huis tegen middernacht op 5 mei. Wim overnacht in een gezellig hotelletje en uit de hotelrekening blijkt dat het ontbijt is inbegrepen.

Op basis van bovenstaande gegevens heeft Wim recht op een forfaitaire vergoeding van:

  • Dag van vertrek op 1 mei: € 93,00 x ½ =                                                 €  46,50
  • 2 mei tot en met 4 mei: € 93,00 x 3 =                                                      € 279,00
  • Dag van terugkeer op 5 mei: € 93,00 =                                                    €  93,00
  • Vermindering 15% voor ontbijt op hotelrekening: 4 x € 93,00 x 15% =  -  € 55,80

    Totaal                                                                                                       € 362,70

U merkt dus dat zo’n dagvergoeding u van heel wat administratieve rompslomp kan verlossen en dat de bedragen zeker de moeite zijn. Uiteraard mag u niet opteren voor een dagvergoeding en de bonnetjes zelf nog eens apart in kosten brengen…

Auteur: Bart Vermoesen